Pourquoi investir dans une solution de gestion des remplacements ?

À n’en pas douter, la gestion de remplacements et de renforts est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises. Pic d’activité, congés imprévus, absences prolongées… peu importe les causes, l’entreprise doit s’adapter aux imprévus et reprendre le contrôle de son organisation grâce notamment à un outil de gestion de remplacements et de renforts.

À l’instar d’une équipe de foot, une organisation doit toujours avoir des remplaçants à portée de main pour l’épauler en cas de besoin. En effet, il est inconcevable d’interrompre ou de perturber l’activité d’un hôpital, d’une usine ou d’un hôtel à cause d’une absence. Or, un certain nombre d’organisations n’ont pas encore numérisé leur gestion de remplacements et de renforts. Cette activité demeure donc pour elles chronophage et complexe : difficultés à établir des tableaux de bord et à rationaliser l’activité de remplacement, liste de contacts volatile et non mise à jour, manque de traçabilité, prises de contact intrusives auprès des candidats externes pour combler leurs besoins de remplacement . Néanmoins, ce dispositif entraîne à la fois une forte dépendance vis à vis de ce prestataire, une augmentation de vos coûts de remplacement et une perte de maîtrise de votre processus de gestion de remplacements et de renforts.

D’après Albert Einstein, “un problème sans solution est un problème mal posé”

Ne serait-il pas temps d’optimiser votre processus de remplacement, de regagner en maîtrise et de rationaliser votre gestion en investissant dans un système d’informations ?

Outre les défis intrinsèques de la gestion des remplacements, sa gestion sur « papier » ou externalisée génère un coût supplémentaire pour l’organisation en plus de vous fermer à de nouvelles communautés de remplaçants.

Dès lors, comment numériser vos processus de remplacement à travers une solution dédiée ? Quels sont les avantages de cette dernière ?

Pour construire un vivier, les RH passent par un long processus et exploitent des outils inadaptés( les tableaux, les cvthèques papier…). Les données des candidats sont souvent dispersées sur plusieurs supports, ce qui ralentit encore plus le processus de recherche de candidats.

La force de la continuité est dans le changement ! À l’ère du numérique, les entreprises ont intérêt à se munir d’une Cvthèque numérique centralisée, accessible et complète comportant tous les candidats potentiels.

Gaspiller son temps entre tableur et téléphone ne permet pas aux responsables RH d’approfondir leur vivier de candidats remplaçants. En cas d’urgence, cela les amène parfois à externaliser le remplacement auprès de prestataires, faute de trouver des remplaçants qualifiés et disponibles dans leur vivier existant.

Démunies d’une solution de gestion de remplacements et de renforts et croyant que c’est la meilleure des solutions, les RH tendent à solliciter les mêmes remplaçants. Or, cela entrave la diffusion équitable de l’information et empêche l’entreprise de profiter de nouveaux candidats disponibles et compétents.

Il se pourrait que l’un de vos collaborateurs souhaite remplacer un collègue absent, ne pas le notifier est un non-sens !

D’un autre côté, les sollicitations excessives des candidats peuvent être intrusives. Recevoir des messages et des appels alors que l’on est, par exemple, en vacances ou dans les bras de Morphée est effectivement gênant. Cela étouffe ainsi vos remplaçants et provoque la réticence des candidats. Chacun a le droit à la déconnexion !

Pour en finir avec ces difficultés, les RH ont intérêt à se doter d’un outil de gestion des remplacements. Le but est de maîtriser la communication et de résoudre les problématiques relatives à l’intrusion. En effet, un logiciel permet une diffusion équitable des offres. Ainsi, tous les candidats potentiels sont sollicités sans se limiter uniquement aux remplaçants habituels. Cela permet de diversifier le quotidien de vos employés, de développer leurs compétences et de stimuler la mobilité interne des collaborateurs. L’intrusion se voit également limitée, les candidats non-disponibles ne reçoivent plus de sollicitations.

Ces avantages vous permettent de vous distinguer des autres établissements concurrents, de privilégier l’expérience candidat et de fidéliser vos remplaçants.

Les procédures administratives post-embauche peuvent être un vrai calvaire pour les RH. Rédaction des contrats, vérification, impression, signatures des deux côtés, DPAE… il est évident que ce long processus est loin de répondre au caractère urgent de remplacement.

Grâce à un outil de gestion des remplacements, les tâches administratives s’en voient simplifiées et fluidifiées. En effet, les documents (contrats, DPAE…) sont automatiquement générés par la solution et leur signature se fait en ligne. Un atout non négligeable qui accélère les processus administratifs du service RH et répond aux exigences légales.

« L’essence de l’indépendance est de pouvoir faire quelques choses pour soi-même », Maria Montessori.

Envisager un outil de gestion des remplacements, c’est faire le choix de l’indépendance ! Même si des prestataires RH externes semblent être un moyen de facilité, ceux-ci présentent une série d’inconvénient pour l’entreprise :

Lorsque les process de remplacement sont manuels, garder une traçabilité de tous les remplacements devient un vrai challenge. Un outil de gestion des remplacements peut alors aider les RH à garder et à répertorier l’historique des recrutements tout en ayant un panorama clair du suivi RH (suivie de la progression des candidatures, heures travaillées, salaires…).

L’absentéisme est aujourd’hui une réalité qui se généralise dans tous les secteurs, un véritable fléau qui traverse les entreprises ! Opter pour un outil de gestion des remplacements constitue alors la première pierre pour édifier un processus de remplacement optimisé.

STAFFELIO By OCTIME vous accompagne dans votre processus de remplacement, de la diffusion de l’offre à la réalisation de la mission. Sollicitez en quelques clics des candidats qualifiés et disponibles dans votre région et fluidifiez votre administration avec la génération automatique des documents d’embauche.