– Témoignage de la directrice de l’EHPAD Saint-Antoine –
Comment STAFFELIO permet d’apporter du confort dans la gestion de remplacement du personnel soignant ?
Un témoignage de Mme Sabrina ARDELEAN, Directrice de l’EHPAD Saint-Antoine.
Saint-Antoine est un établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, du groupe S.E.D.N.A France. Le groupe comprend au total 17 EHPADs dans 6 régions de France. Situé en plein cœur de la Bourgogne, Saint- Antoine accompagne quotidiennement des résidents autonomes ou fragilisés, souffrant de pathologies liées à l’âge, de troubles Alzheimer ou apparentés. Grâce à des professionnels variés et qualifiés, l’EHPAD Saint-Antoine offre un lieu de vie et de convivialité de qualité dans lequel les personnes sont accueillies dans le plus grand respect de leur choix de vie.
30 salariés
48 résidents (travaux d’agrandissement en cours pour accueillir jusqu’à 90 résidents)
Quelles sont les difficultés que vous rencontrez dans votre gestion de remplacement du personnel ?
Notre établissement est confronté à deux défis majeurs : i) constituer un vivier solide et disponible et ii) fluidifier les processus de remplacement du personnel, à savoir la communication, la gestion des plannings et les procédures administratives. En effet, sur les périodes de congé, nos équipes sont débordées entre e-mails, et appels téléphoniques à la recherche des remplaçants. Le processus est chronophage et ne permet pas de répondre à nos besoins.
Nous avons alors commencé à réfléchir sur un moyen pour digitaliser nos processus de remplacement et de renforts. Le but : apporter une réelle aisance à notre personnel et construire un vivier plus riche et plus élargi.
Dans quelle mesure la plateforme STAFFELIO pourrait apporter du confort à votre personnel ?
L’adoption de STAFFELIO au cours de mes expériences précédentes avait réellement simplifié la gestion des effectifs et boosté la performance des RH. La plateforme est un véritable levier d’organisation interne qui permet de faire « respirer » l’encadrement et le service RH. Sur une journée de 9h, une cadre pouvait passer entre 5 à 6 heures à organiser les remplacements du personnel.
La plateforme nous avait permis de générer de fortes économies financières et de récupérer le temps consacré aux appels, aux sollicitations du personnel et à l’organisation du planning pour l’affecter à une vraie valeur ajoutée.
Pour la sélection des candidats, nous avions mis en place un workflow de validation. La RH a gagné rapidement en autonomie et en aisance et les processus se sont largement fluidifiés.
En ce qui concerne l’administration, la génération automatique des documents administratifs nous avait permis non seulement de générer une économie de temps, mais de renforcer également la sécurité juridique de notre établissement.
Et enfin, la planification prévisionnelle des remplacements et des renforts était devenue moins anxiogène. Elle se faisait de manière simple directement depuis l’outil. Cela nous avait permis d’optimiser le pilotage de nos plannings.
Comment la plateforme STAFFELIO vous a-t-elle permit d’élargir votre vivier de remplaçants ?
Avant l’adoption d’une plateforme de remplacement, nous avions un vivier restreint. Avec STAFFELIO, nous avons un véritable appui pour recruter et fidéliser nos remplacements via une stratégie de communication bien ciblée, le sponsoring de nos offres, la digitalisation des procédures administratives, le suivi, etc. Nous avons pu explorer de nouvelles pistes et avons trouvé de nouveaux profils qui nous ont permis de renforcer notre vivier et de sécuriser la continuité de nos activités.
Avez-vous de bonnes pratiques à nous partager pour le déploiement de la plateforme STAFFELIO ?
STAFFELIO nécessite un réel engagement, mais c’est un moyen efficace dont il ne faut pas se priver !
La première et principale règle à suivre est d’imposer, dès le départ, une dynamique claire et stricte de création de missions pour lancer « la pompe ». Si vous n’avez pas d’offres sur la plateforme, les candidats ne s’inscriront pas. Il faut faire en sorte que toute mission de remplacement ou de renfort passe par STAFFELIO. Cela doit être une obligation, même pour des remplacements déjà organisés.
Résultat : les remplaçants potentiels autour de notre établissement s’inscrivent rapidement sur la plateforme pour accéder à des offres qu’ils n’auraient pas eues autrement. Nous recrutons plus largement dans la région. Nous constituons ainsi un vivier et nous faisons appel à de nouveaux candidats qui nous étaient inaccessibles jusqu’alors.
