Constat irréfutable : la crise sanitaire a bel et bien amplifié l’absentéisme au travail. En effet, selon le baromètre de Malakoff Humanis, les absences liées au COVID-19 se sont multipliées en France. Ils ont passé de 6% en 2020 à 12% en 2021. Ce phénomène a affecté 51% des managers français et a pesé sur le fonctionnement des entreprises.

Quoi de plus déstabilisant que des absences imprévues, surtout si cela concerne des secteurs tels que la santé ou la sécurité civile (hôpital, dispensaire, caserne…). Ces derniers sont hélas les moins épargnés, à titre d’exemple, dans le secteur de la santé, l’absentéisme a grimpé de 26% en 2020 (Cabinet Gras Savoye Willis Tower Watson 2019-2020).

Ces chiffres mettent à mal l’organisation des entreprises et demandent aux services RH une attention toute particulière. Les entreprises doivent alors mettre en place un système performant en se munissant de plateformes de gestion de remplacements pour faire face à ce phénomène.

Comment améliorer les processus de remplacement en entreprise ?

Absentéisme au travail : de lourdes conséquences !

Des coûts onéreux

En entreprise, une absence imprévue peut affecter, voire même interrompre, l’activité et par conséquence générer des pertes en productivité et des coûts supplémentaires. Mais, au-delà des coûts directs dus à la baisse de productivité, l’entreprise est confrontée à d’autres coûts cachés : coûts de remplacement, coûts administratifs et organisationnels, coûts relatifs à la détérioration du climat social (équipes sur-sollicitées et épuisées) et des coûts relatifs à l’image de l’entreprise susceptible d’être ternie suite à l’insatisfaction des clients (ou des patients pour les établissements de santé) ou à la baisse de qualité du service proposé.

Selon l’étude de l’Institut Sapiens, le coût direct et indirect moyen de l’absentéisme au travail s’élève chaque année à 4 059 euros par collaborateur, soit environ 107,9 milliards d’euros pour la population active en France.

Une baisse de motivation

C’est un fait, l’absentéisme affecte l’ambiance au bureau et la motivation générale du personnel. Suite à l’absence d’un employé non remplacé, les managers répartissent souvent les tâches de ce dernier sur le reste de l’équipe pour sécuriser la continuité de l’activité.

Cependant, se voir confier à la dernière minute, des tâches supplémentaires (parfois non liées au poste initial) est démoralisant pour les collaborateurs. En effet, endosser des rôles pour lesquels nous n’avons pas été recruté est anxiogène.

Ce mode de gestion des absences est révolu. Les plateformes de gestion de remplacements deviennent aujourd’hui la pièce maîtresse pour ajuster au mieux les besoins de l’entreprise en termes d’effectif.

Les plateformes de gestion de remplacements, une continuité d’activité assurée

Gérer l’urgence en toute sérénité

Pour combler une absence, les RH ont souvent recours à un processus manuel et chronophage : contacter des candidats (téléphone, email, SMS…), qualifier des profils, récupérer les disponibilités… Ce processus est loin de répondre au caractère urgent de l’activité de remplacement.

Grâce aux plateformes de gestion de remplacements, les RH disposent de pools préétablis. Quelques clics suffisent alors pour transmettre automatiquement et instantanément l’offre de mission à tous les candidats (internes et externes) disponibles et qualifiés. Le service RH gagne ainsi en anticipation et optimise le processus pour répondre rapidement aux besoins de remplacement.

Assurer une communication équitable

Une plateforme de gestion de remplacements permet une communication « démocratisée ». Au lieu de solliciter les mêmes remplaçants, l’entreprise s’ouvre sur elle-même. Elle diffuse ainsi l’offre de mission équitablement sur un panel de candidats plus large, tant en interne qu’en externe.

Les RH profitent alors de toutes les compétences disponibles tout en assurant une diffusion équitable auprès des employés et des candidats externes.

Les plateformes de gestion de remplacements permettent également de diffuser des offres de missions sans importuner les candidats. En effet, les ciblages par zone géographique, postes, compétences et disponibilités empêchent toute forme d’intrusion susceptible de provoquer la réticence des remplaçants et garantit le droit à la déconnexion pour tous.

Apporter une vraie souplesse administrative

Collecte de données, saisie, rédaction, vérification de conformité… l’élaboration des contrats peut s’avérer fastidieuse. On compte environ 10 étapes et une demi-heure pour rédiger un contrat de travail. Ces procédures manuelles sont incompatibles avec la gestion des remplacements d’urgence qui exige rapidité et efficacité.

Les plateformes de gestion de remplacements peuvent être un véritable allié des RH. Elles permettent de générer automatiquement les CDD et les DPAE et de signer en ligne les documents nécessaires. Cela en respectant les exigences légales. Un atout important pour les RH qui passent beaucoup de temps sur des tâches purement administratives.

Dans une réalité marquée par un absentéisme au travail en augmentation, les RH doivent avancer contre vents et marées pour trouver rapidement des remplaçants à la fois disponibles et compétents. Fort heureusement, les plateformes de gestion de remplacements se sont adaptées aux nouveaux besoins des entreprises.  Elles ont transformé ainsi le processus pénible et chronophage de remplacement en une opération simple, fluide et efficace.

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